การจัดการข้อมูล (Data Management) เป็นกระบวนการจัดการและควบคุมข้อมูลองค์กร ซึ่งถือเป็นงานที่ซับซ้อนส่งผลกระทบต่อทุกแง่มุมขององค์กรของคุณ การจัดการข้อมูลอาจรวมถึงงานประจำวัน การสร้างนโยบาย หรือการบำรุงรักษากระบวนการ ดังนั้นไม่ว่าคุณจะค้นคว้าข้อมูลขนาดใหญ่หรือข้อมูลหลัก คุณจะใช้การจัดการข้อมูลหลายประเภท โดยการจัดการข้อมูลให้มีประสิทธิภาพและเป็นระบบสามารถทำได้ตามขั้นตอนดังนี้
- กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์: กำหนดแผนและกลยุทธ์ในการจัดการข้อมูลในองค์กร เพื่อให้การใช้งานข้อมูลเป็นไปอย่างมีประสิทธิผลและเต็มประสิทธิภาพในระยะยาว
- จัดตั้งการกำกับดูแลข้อมูล: เป็นกระบวนการหรือโครงสร้างที่ใช้ในการจัดการและควบคุมข้อมูลภายในองค์กรหรือองค์กรภายนอก เพื่อให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลถูกบันทึกไว้ในรูปแบบที่ถูกต้อง โดยมีหลักการที่จะต้องกำหนดนโยบายและกฎระเบียบที่เกี่ยวข้องกับข้อมูล การกำหนดผู้รับผิดชอบในการดูแลข้อมูล การกำหนดขั้นตอนการบริหารจัดการข้อมูล การควบคุมและตรวจสอบคุณภาพข้อมูล เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลสามารถนำไปใช้งานได้ตามเป้าหมายขององค์กร
- จัดทำบัญชีและการจัดประเภทข้อมูล: การจัดทำบัญชีและการจัดประเภทข้อมูลเป็นกระบวนการที่สำคัญในการกำกับดูแลข้อมูล (data governance) เพื่อให้สามารถจัดการข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีความชัดเจน ช่วยให้องค์กรทราบถึงประเภทข้อมูลที่มีอยู่ และสามารถจัดการข้อมูลได้ตรงตามแต่ละประเภทตามความสำคัญและความลับของข้อมูลได้
- รับรองคุณภาพของข้อมูล: กระบวนการที่ใช้ในการตรวจสอบและแก้ไขข้อมูลเพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลมีความสมบูรณ์และเป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนดไว้ เพื่อปรับปรุงคุณภาพของข้อมูลที่ใช้งาน
- ออกแบบสถาปัตยกรรมข้อมูล: เป็นกระบวนการหรือกิจกรรมที่ใช้ในการวางแผนและออกแบบโครงสร้างของข้อมูลภายในองค์กร เพื่อให้สามารถจัดการข้อมูลได้โดยมีประสิทธิภาพ และใช้ประโยชน์ได้อย่างเต็มที่
- ดำเนินการรักษาความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของข้อมูล: เป็นกระบวนการหรือกิจกรรมที่มุ่งเน้นไปที่การป้องกันข้อมูลที่มีค่าและสำคัญขององค์กรเพื่อป้องกันไม่ให้ข้อมูลเปิดเผยหรือถูกนำมาใช้งานโดยไม่เหมาะสม ซึ่งจะต้องสร้างนโยบายและกฎระเบียบที่เกี่ยวข้องกับการรักษาความปลอดภัยข้อมูลและความเป็นส่วนตัว เพื่อควบคุมการใช้ข้อมูลในองค์กร รวมถึงการจัดการสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลและการใช้งานข้อมูล
- จัดการการเก็บรักษาและการสำรองข้อมูล: วางแผนกำหนดวิธีการจัดเก็บข้อมูลที่เหมาะสมโดยพิจารณาถึงความต้องการในการเข้าถึงข้อมูลและประสิทธิภาพของการเรียกใช้ข้อมูล ซึ่งจะต้องกำหนดระยะเวลาในการเก็บรักษาข้อมูลตามกฎหมายและความต้องการธุรกิจ ตลอดจนการปฏิบัติตามนโยบายและกฎระเบียบภายในองค์กร และเพื่อความปลอดภัยจึงจำเป็นต้องกำหนดแผนการสำรองข้อมูล รวมถึงระบบการสำรองข้อมูลอัตโนมัติเพื่อลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น
- จัดการวงจรชีวิตของข้อมูล: เป็นกระบวนการที่รวมถึงการจัดการข้อมูลตั้งแต่ข้อมูลถูกสร้างขึ้น จนถึงการที่ข้อมูลถูกทำลายหรือเก็บรักษาเฉพาะสิ้นสุดของวงจรชีวิตของข้อมูลนั้นๆ โดยมักจะเริ่มจากกำหนดนโยบายการเก็บรักษาและการปฏิบัติตามมาตรฐาน การประมวลผลข้อมูลเพื่อการวิเคราะห์หรือการนำเสนอข้อมูลที่มีความหมายไปยังผู้ใช้หรือระบบที่เกี่ยวข้อง รวมถึงการใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสมในการป้องกันข้อมูลมาดำเนินการในการสำรองข้อมูลเพื่อความปลอดภัย และสุดท้ายวางแผนในการทำลายข้อมูลที่ไม่จำเป็นอย่างถูกต้องและปลอดภัยตามข้อกำหนดทางกฎหมายและนโยบายภายใน
- ใช้การวิเคราะห์ข้อมูลและ BI (Business Intelligence): การรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง โดยใช้คลังข้อมูล (Data Warehouses) และเครื่องมือต่าง ๆ เช่น Tableau หรือ Power BI เพื่อวิเคราะห์ข้อมูล และนำข้อมูลที่ได้วิเคราะห์แล้วมาสร้างรายงานแสดงผลในรูปแบบต่าง ๆ ซึ่ง BI ช่วยให้องค์กรสามารถเข้าใจข้อมูลในมุมมองที่ลึกซึ้งมากขึ้น และช่วยในการวิเคราะห์และตัดสินใจที่มีข้อมูลเป็นพื้นฐาน ซึ่งสามารถทำให้องค์กรมีประสิทธิภาพและความสามารถในการปรับตัวต่อการตลาด
- การตรวจสอบและปรับปรุง: กำหนดขอบเขตและวัตถุประสงค์ของการตรวจสอบ ในการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อหาข้อบกพร่องหรือความไม่เป็นไปตามมาตรฐาน เพื่อแก้ไขข้อบกพร่องหรือปรับปรุงกระบวนการตามผลวิเคราะห์ และท้ายสุดจะต้องติดตามความก้าวหน้าของการปรับปรุงและเปรียบเทียบกับเป้าหมายที่กำหนดไว้เพื่อไม่ให้เกิดข้อบกพร่องขึ้นอีก
เป็นกระบวนการที่สำคัญในการบริหารจัดการข้อมูลและกระบวนการต่าง ๆ ภายในองค์กร เพื่อให้มั่นใจว่ากิจกรรมและการดำเนินงานมีประสิทธิภาพ และเป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนดไว้
- การฝึกอบรมและการสร้างความตระหนัก: เป็นขั้นตอนสำคัญที่ช่วยในการพัฒนาความรู้และทักษะของบุคลากรเกี่ยวกับนโยบายและวิธีปฏิบัติที่ดีในการจัดการข้อมูลในด้านต่าง ๆ เพื่อให้พร้อมที่จะทำงานในองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพและส่งเสริมความสำคัญของความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของข้อมูล
กลยุทธ์แต่ละอันที่เรานำเสนอล้วนมีบทบาทสำคัญในการบริหารจัดการข้อมูลให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลแต่ก็ต้องบูรณาการเครื่องมือ เทคโนโลยี และกระบวนการต่างๆ ให้สอดคล้องกันและสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้มากยิ่งขึ้นด้วย ซึ่งข้อมูลที่โดดเด่นสามารถช่วยให้ทีมของคุณจำกัดข้อผิดพลาดและสร้างความไว้วางใจได้ นอกจากนี้ยังช่วยให้ธุรกิจของคุณมีข้อมูลในการตัดสินใจได้ดีขึ้น
สอบถามข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Data Governance ได้ที่
Tel. 097-979-5656
Line ID: @greengrapes
